Ahorrar en los viajes de negocios: consejos prácticos

En los últimos tiempos la necesidad de ahorro se ha convertido en un sentimiento que no sólo puede apreciarse en el ámbito familiar o a nivel individual. También han sido muchas las empresas que se han comenzado a preocupar por el recorte de gastos. A pequeñas acciones como reutilizar papel o racionalizar el consumo de energía se ha sumado el hecho de examinar con mayor atención el desembolso que conllevan los viajes de negocios, uno de los principales gastos de las empresas.

Si bien no se puede achacar un mismo comportamiento a todas las empresas, sí que es cierto que la tendencia que muchas tenían al despilfarro a la hora de plantear viajes corporativos cada vez se ve más atenuada ante la necesidad de reducir costes. Seguir una serie de pautas de ahorro puede redundar en un ahorro de entre el 30% y el 40% a la hora de viajar, sólo hay qué saber cómo proceder a la hora de organizar un viaje de empresa.

1. Contratación por Internet. Dedicar un tiempo razonable a buscar las mejores tarifas en la red y comparar entre ellas nos puede suponer una reducción notable en el precio final. Y no sólo nos referimos a los billetes de avión: también localizar una buena oferta de hotel o elegir una compañía de alquiler de coches barata puede redundar en un importante ahorro. En este sentido, una mala elección de la compañía de rent a car puede suponer una diferencia de precio de hasta un hasta un 431%, según apunta un reciente estudio de FACUA – Consumidores en Acción.

2. Reservar con antelación. Siempre que sea posible, anticiparse a la reserva hará que dispongamos de más opciones entre las que elegir y que encontremos precios más económicos. Aunque no siempre es viable, una buena planificación de los viajes de empresa puede suponer un importante ahorro, pues si se espera al último momento los precios pueden dispararse.

3. Adaptar la reunión a las mejores tarifas. En la medida de lo posible, y siempre que exista flexibilidad, conviene hacer la búsqueda del viaje antes de cerrar el encuentro de negocios y luego tratar de colocarlo el día o a la hora que más nos convenga en función de los horarios del viaje. Si encontramos una buena oferta, lo mejor es que reservemos el billete para comprarlo una vez cerrada la reunión.

4. Convertir el tiempo muerto en tiempo productivo. Si se trata de un viaje largo, tanto en lo que se refiere al tiempo de desplazamiento como a la estancia total, conviene que se busquen compañías de transporte/hoteles que ofrezcan servicios como wi-fi o check-in Express. Recordemos que un empleado que está parado supone un gasto indirecto y que cualquier opción que sirva para agilizar esperas innecesarias también puede redundar en una mayor productividad.

5. Definir con precisión los objetivos de las reuniones. Tener claros los puntos que se van a tratar y determinar qué gente es necesaria para ello hará posible que en una sola reunión se consigan los objetivos marcados. Si en un único encuentro se solventan todos los aspectos necesarios no hará falta volver a concertar una cita. Se trata de hacer un ejercicio previo de planificación para exprimir al máximo el tiempo que dura el viaje corporativo.

6. Evitar un despilfarro en lo que se refiere a las dietas. Elegir un restaurante con buena relación calidad precio o reducir al mínimo necesario la cuantía que se ofrece para dietas redundará en muchos caso en un importante ahorro.

7. Fomentar y premiar el ahorro entre los empleados. Distribuir informes sobre costes medios en las principales rutas y ofrecer incentivos económicos en base al ahorro generado hará que los empleados se impliquen en la búsqueda de los mejores precios.

Vía: Rumbo

Imagen: Flickr / laszlo-photo